Mengurus Visa Schengen di Kedutaan Besar Austria

Hello everyone!

As you can guess, kali ini saya akan coba sharing pengalaman tentang mengurus sendiri visa Schengen di Kedutaan Besar Austria karena dari hasil browsing saya, belum banyak yang nulis pengalaman tentang mengurus visa Schengen di Kedubes Austria. Kalo kedubes Belanda sih, ga usah ditanya lagi. Kaya jualan takjil buat buka puasa, banyak banget! Sejauh ini, yang menurut saya bagus dan bisa jadi referensi yaitu blog-nya mbak Ajeng yang ga hanya tumblr-nya tapi orangnya juga helpful banget.Here's the link. (Many thanks to mbak Ajeng!) ^_^
Sebenernya tujuan saya adalah Slovenia karena saya ikut student exchange ke Slovenia tapi karena ga ada perwakilan Slovenia di Indonesia alias Slovenian Embassy jadi pengurusan visa diserahkan sama Austrian Embassy. Begitu juga di Slovenia ga ada KBRI, adanya di Wina, Austria.

So, are you ready? Lets cekidot!

Sekilas info: saya ikut exchange program dari IAAS (International Association of Students in Agricultural and Related Sciences) berupa magang di lapangan gitu. Jenis exchange program ada 3 yaitu CERES (magang di lapangan / agri field), ARCHIMEDES (magang di lab), dan LIBERTAS (kaya voluntering gitu). Saya join IAAS Local Committee Univ. Brawijaya (IAAS LC-UB) karena saya kuliah di UB, tepatnya prodi Teknologi Hasil Perikanan. Jadilah saya magang di Slovenia berkat IAAS. Saya akan tulis cerita perjuangan saya sampe akhirnyaa lolos program ini. Next time yaaa...

Sebelum ngurus, kita baiknya tau dulu sedikit gambaran seluk-beluk tentang visa Schengen tentunya dengan bahasa saya yaa yang juga orang awam.
Glosarium:
Paspor adalah sebuah dokumen perjalanan berupa 'tiket keluar' yang dikeluarkan oleh negara asal sesuai dengan kewarganegaraan yang dimiliki oleh seseorang yang memuat tentang identitas diri (Nama, TTL, Kewarganegaraan, TTD, Jenis Kelamin, Foto, dll) dan lembar untuk di cap stempel oleh negara yang dikunjungi sehingga di situ bisa terlihat seseorang pernah ke negara mana aja.
Info lebih lanjut silahkan kunjungi Dirjen Imigrasi, Kementrian Hukum dan HAM.

Visa adalah tiket masuk / ijin ke suatu negara yang dikeluarkan oleh negara tsb (atau negara lain yang telah ditunjuk) dan diberikan pada seseorang untuk tujuan dan periode waktu tertentu. Biasanya untuk kunjungan singkat & biasanya tidak lebih dari 6 bulan. Ada beberapa jenis visa: visa turis, visa bisnis, visa pelajar, visa diplomatik, visa kerja, visa pembantu rumah tangga, dan visa khusus.

Visa Schengen adalah visa yang memperbolehkan seseorang untuk memasuki 25 negara EU (Eropean Union) dan non EU yang ada di dalam daftar berikut:

1. Austria
2. Belgium
3. Czech Republic
4. Denmark
5. Estonia
6. Finland
7. France
8. Germany
9. Greece
10. Hungary
11. Iceland
12. Italy
13. Latvia
14. Lithuania
15. Luxembourg
16. Malta
17. Netherlands
18. Norway
19. Poland
20. Portugal
21. Slovakia
22. Slovenia
23. Spain
24. Sweden
25. Switzerland

Tentang visa Schengen (especially for Austrian Embassy):
1. Biaya Administrasi €60 (60 Euro) bayar dengan Rupiah (IDR) . Jumlahnya tergantung kurs saat itu. Bayar dengan cash dan uang pas. Siapin receh juga.
2. Masa berlaku visa up to 3 months (visa short stay, visa tipe C), dan up to 6 months (visa long-term, visa tipe D)
3. Lama waktu proses ± 2 minggu (silahkan di cek via telepon / email setelah 1 minggu atau lebih)
4. Wajib buat appointment online via official website Austrian Embassy Jakarta. untuk wawancara dan menyerahkan dokumen di kedubes

ALAMAT KEDUBES AUSTRIA DAN CARA MENCAPAINYA:
Austrian Embassy Jakarta
Jalan Diponegoro 44
Menteng, Jakarta Pusat 10310
T: +62 21 23554005
F: +62 21 31904881
E: jakarta-ob@bmeia.gv.at
I: www.austrian-embassy.or.id

Opening hours for the public: Monday to Friday, 9.00 am to 12.00 pmVisa inquiries by phone: only Monday to Thursday between 01:30 pm and 02:30 pm

Google Street View Kedubes Austria

Di situ jelas kan ya alamatnya di Jl. Diponegoro bukan di tempat lain karena saya pernah dikhianati oleh mbah gugel hiks.. T_T. Saya sempat bingung karena belum pernah kesana dan waktu saya ketik 'Kedutaan Besar Austria' di google map saya sempat diarahkan ke HR. Rasuna Said kav 10 F3 no. 1, Kuningan Timur yang mana alamat tsb adalah alamat palsu! Huhuhuu (setel backsound lagu Ayu Ting-Ting - Alamat Palsu). Entah kenapa ditulis begitu, apa dulu kantornya disitu trus pindah apa gimana saya ga tau juga. Jadi kalo mau pake google map lebih baik langsung ketik nama jalannya 'Jalan Diponegoro 44' atau 'Jalan Pangeran Diponegoro 44'. Kalau di google map tampil kedubes Austria dan kedubes Itali berarti kamu udah bener karena kedubes Itali memang ada tepat di seberang kedubes Austria.

And now, how to get there?
Nah ini juga agak jadi Pe-eR karena walaupun ada di kawasan Menteng, tapi Jl. Diponegoro itu letaknya di kawasan perumahan jadi agak susah kalau mau pake angkutan umum ke sana. Pake ojeg pun sulit karena si abang ojeg juga ga begitu tau kawasan itu (suerr deh! sekaliber abang ojeg Jakarta pun ga ngerti -_-). Bahkan si abang pernah nanya, "Emang mau gedung apa sih neng?" dan kalo dijawab, "Kedubes Austria, Bang." maka si abang ojeg tetep kurang tau dan saya jadi makin depresi. Maaaaak :'( (eh tapi tetep dicariin dan dianterin sama abang ojegnya kok sampe tujuan. Abang ojeg, memang wokeeeh!)

Nih, saya kasih ancer2nya aja ya.
1. Dari Bandara Soekarno-Hatta (CGK), jujur saya ga tau -_-. Mending naik taksi aja deh. According to google map, waktu tempuh 46 menit lewat tol. Bisa juga, kamu ke stasiun Gambir naik shuttle bus airport DAMRI atau naik taksi dan lanjut dari Gambir naik KRL Commuter Line (lihat peta rute loopline) turun di stasiun Cikini.
2. Dari terminal bus/stasiun kereta Pasar Senen atau dari manapun dan mau pakai KRL, bisa turun di stasiun Cikini  (jarak dari stasiun ke kedubes ±750m, 9 mnt jalan kaki) atau stasiun Tanah Abang dan lanjut naik ojeg / bajaj (jarak dari stasiun ke kedubes ±5.7 km, 17 mnt pake mobil)

note: saya tinggal di Ciledug jadi saya naik KRL dari st. Sudimara s/d st. Tanah Abang aja karena males transit2 lagi hehehe. Habis itu naik ojeg dari st. Tanah Abang s/d Kedubes (harga 20-25rb, pliss nego 20rb aja). Pulangnya, dari Kedubes saya naik Kopaja 502  Kampung Melayu-Tanah Abang (tarif Rp. 4.000) dan lanjut naik KRL. Kopaja ini berlaku cuma buat pulang dari kedubes aja loh. Area Menteng itu banyak yang one way, jadi kebanyakan rute angkot pergi beda dengan rute pulang.

APPLY VISA

Naaaah, saatnya kita memasuki segmen yang paling seru, paling nge-heitsss abis dan paling bikin deg-deg ser. Warning! Di segmen ini ada kemungkinan kamu akan tidur tak tenang, BAB tak lancar, super sensitif alias baper, berat badan turun, muka suram, dan jerawat meningkat! (oke, agak lebay memang). Ini saatnya, jeng jeeeeeng!!

Ini bukan saya yang hiperbola tapi memang ga ada yang bisa mastiin apakah visa kamu bakal diterima atau ditolak walopun udah bayar €60. Hanya kedubes (dan Tuhan) yang tau. Kelengkapan berkas memang jadi faktor utama, konsisten dan meyakinkan saat wawancara juga penting tapi tetep itu semua ga menjamin, Banyak cerita orang yang gagal dapet visa walaupun banyak juga yang berhasil, Intinya, nobody knows!

Oke, kita mulai dengan BERKAS PENGAJUAN VISA SCHENGEN.

1. Visa Application Form yang udah diisi lengkap dan ditempel foto latar belakang putih ukuran 3.5 x 4 cm sesuai kriteria di sini. Download application form visa tipe C di sini dan application form visa tipe D di sini

2. Passport asli dan Fotocopy Paspport. Perhatikan masa berlaku paspor kamu. Saat pengajuan minimal sisa masa berlaku paspor 3 bulan tapi untuk amannya sih sisakan 6 bulan.

3. Proof of Travel Purpose(s) merupakan dokumen pendukung seperti Invitation Letter dan/atau Confirmation Letter yang membuktikan tujuan perjalanan kamu ke negara tsb. Karena tujuan saya adalah saya ikut student exchange ke Slovenia melalui IAAS jadi dalam kasus ini saya menyertakan Official Invitation dari IAAS Slovenia (menjelaskan identitas pengundang, identitas saya yg diundang, dalam rangka apa dan berapa lama, serta fasilitas apa saja yang disediakan), Official Invitation dari IAAS Indonesia, dan Accepted Note dari IAAS LC-UB. Mengenai dokumen apa aja yang harus disertakan semuanya tergantung keperluan kamu. Intinya, kamu harus bisa menjelaskan kenapa mau ke Slovenia dan semuanya itu dinyatakan dalam dokumen yang relevan dan kalau bisa asli. Kalau ga memungkinkan baru scan/fotocopy-an.
4. Proof of Accomodation merupakan dokumen yang bisa membuktikan bahwa kamu memang 'mampu' untuk hidup di sana. Kalau untuk tujuan wisata sertakaan bookingan hotel/hostel/penginapan apapun. Kalau ke rumah kerabat, sertakan surat pernyataan dari yang bersangkutan bahwa akan nampung kamu di rumahnya. Kalau memang punya sponsor, rekening koran 3 bln terakhir sponsor tsb (orang/instansi), dan surat pernyataan yang di ttd sponsor tsb (Letter of Acknowledgement / Letter of Assurance Accomodation) yang menyatakan bahwa memang benar dia yang mengundang kamu dan/atau akan membiayai perjalanan kamu ini secara penuh/sebagian saja. Kalau pakai rekening pribadi, maka siapkan rekening koran pribadi 3 bulan terakhir. Dalam kasus saya, saya pakai rekening abang saya jadi saya sertakan rekening koran abang 3 bulan terakhir (minta ke bank) dan surat pernyataan bermaterai (in English, wajib!) yg menyatakan bahwa abang saya akan membiayai perjalanan saya sepenuhnya. Berapa saldo yg harus ada di rekening, saya ga tau. Tapi yang jelas saya ga harus menyiapkan sebanyak biasanya karena untuk rumah dan makan sudah ditanggung pengundang (sudah disebutkan dalam official invitation) jadi saya tinggal menyiapkan ongkos pesawat, asuransi, dan uang saku.

note: jangan masukkin dana tiba2 dalam jumlah besar ke rekening bank karena akan dianggap dana pinjaman. Rekening koran 3 bln terakhir juga jd pertimbangan mereka karena mereka bisa lihat rekening kamu 'sehat' apa nggak, logis apa nggak gitu. Saldo banyak bukan jaminan diterima visanya.

5. Fotocopy / Scan Passport Pengundang. Dalam hal ini pengundang saya adalah IAAS Slovenia dan saya akan magang di Ocean Orchids d.o.o jadi saya sertakan Scan Paspor dari exchange coordinatior IAAS Slovenia dan Scan Paspor dari pegawai Ocean Orchids d.o.o.

6. Recommendation Letter dari orang tua (kalau kamu masih di bawah umur) yang menyatakan bahwa kamu memang anak mereka, serta diizinkan untuk ke mana dan mau ngapain. Kalau saya sih ga perlu karena udah cukup umur. Cukup banget. Bahkan sudah cukup untuk membina hubungan yang serius (eh!) :p. Maap, maap baper. Sebagai gantinya, saya sih nyodorin fotocopy akte kelahiran dan fotocopy Kartu Keluarga. Saya juga bawa akte dan KK asli buat jaga-jaga.

7. Travel Insurance alias asuransi perjalanan dengan minimum pertanggungan  adalah EUR 30.000 atau >USD 35.000. Daftar asuransi perjalanan yang direkomendasi oleh kedubes austria ada di sini. Sedikit gambaran soal premi asuransi yang mencukupi syarat tersebut dari hasil searching saya yaitu AIG USD 67/31 days, Zurich USD 54/31 days, AXA USD 46/31 days, ACA USD 45/31 days, Lippo Insurance USD 42,5/30 days. Saya kemaren pake asuransi Sinar Mas (Simas Travel Overseas plan D) dengan pertangunggan up to $50.000 untuk periode 66 hari preminya sebesar USD 117,5.

note: teliti dalam memilih asuransi ya. Pilih sesuai kebutuhan dan cermati apa aja yang ditanggung dan apa yang enggak.

8. Tiket Pesawat. Nah, ini bisa beda-beda tergantung keperluan kamu juga. Berdasarkan pengalaman orang yang saya baca, tiket pesawat yang dilampirkan bisa hanya bentuk bookingan aja (blm jadi beli) atau memang sudah issued (udah jadi beli) dan tiket boleh PP/return atau hanya perginya aja/one way. Jangan lupa, kamu tetep harus bisa menjelaskan dgn yakin, alasan kenapa kamu hanya booking saja atau baru beli tiket one way saja (kalau ditanya). Kalau saya sih, kemaren nekat beli tiket PP dan sudah issued karena saya kepedean bahwa tujuan perjalanan saya jelas dan saya ga ada catatan kriminal apa-apa. Padahal abis itu ada insiden... Oke, skip aja! (lupakan... lupakan...)

9. Uang cash dalam rupiah. Meskipun tarif yang tertera di situs adalah dalam Euro tapi nanti tetep harus bayar dalam rupiah. Inget, harus cash dan uang pas. Siapkan juga uang receh macam 1000, 2000 atau bahkan 500 karena kita ga tau berapa dan acuan mana yang dipake kedutaan dalam menentukan kurs Euro-Rupiah. Teman saya pernah bayar dan lebih 3rb tapi ga dikembalikan :p. Jadi, kalau bisa memang harus uang pas.

TIPS & TRIK. Banyak nih, jadi simak baik-baik yaa.
1. Harus jujur. Baik itu ketika ngisi info di formulir atau saat diwawancara petugas. Jangan coba-coba bohong karena mereka udah pengalaman jadi tau mana yang logis apa ngga. Kamu harus bisa menjelaskan segala sesuatu yang ditulis di formulir (kalau ditanya).
2. Harus konsisten. Kalau ditanya, jawabannya harus konsisten dan harus kompak (kalau wawancaranya grup). Karena saya daftarnya secara grup, sebelumnya saya dan teman2 latihan wawancara untuk memikirkan apa aja pertanyaan yang mungkin ditanyakan serta nyamain jawaban biar kompak. Kalau plin-plan hmm.. Mereka malah jadi curiga dan masuk pertimbangan bakal ditolak/diterima.
3. Harus yakin. Jawab dengan tegas, jangan mencla mencle (duh! apa ya Bahasa Indonesianya?)
4. Jangan lupa bawa uang cash dan siapkan beberapa receh.
5. Buat yang belum pernah ke kedubes Austria, sangat disarankan SURVEI DULU biar pas hari H gak nyasar dan gak telat pas wawanacara. Karena kedubes Austria ini tampilannya kaya rumah biasa dan tulisan Austrian Embassy-nya juga rada kecil nyempil gitu :'D. Paling yang menandakan ini adalah kedubes karena ada bendera Austria berkibar di sana.
6. Berpakaian rapi, sopan dan jangan telat. Ini sih inisiatif saya aja. Kedubes ga mewajibkan kita harus pakai apa tapi ya logikanya namanya berurusan sama instansi/pemerintah gitu-gitu pakaiannya sopan sewajarnya lah ya.
7. Siapkan ATK. Jangan lupa bawa map (siapkan lebih), pulpen (ini penting bgt!), correction pen/tipe-X (siapa tau ada yg harus diedit), lem (kali aja butuh), stapler, dll.
8. Pisahkan map antara dokumen asli/scan dan fotocopyan biar ga ribet di TKP. Sebaiknya serahkan asli semuanya, nanti kalau petugas minta copy-annya aja baru deh dituker.
9. Dokumen sekecil apapun yang kayanya ga penting bawa aja. Saya sempet diminta bukti pembayaran exchange program karena dia tau saya ada exchange fee untuk kegiatan ini. Ga nyangka bakal diminta. Waktu itu, jujur kami bilang bahwa kami ga bawa dan untungnya masih gapapa. Kalau punya saya ada sih di Malang tapi ya ga usah bilang juga. Inget, harus kompak sama grup, satu ga ada dokumennya ya ga ada semua, hahhah (agak sesat euy!)

Ribet? Enggak sih sebenernya. Kalau dirangkum maka dokumen yang diperlukan terbagi dalam beberapa bagian:
1. Paspor dan copy
2. Proof of Travel Purposes (dokumen2 tujuan perjalanan)
3. Proof of Accomodation (dokumen2 penjamin kemampuan hidup)
4. Travel Insurance
5. Tiket Pesawat (booked/issued)
6. Sisanya dokumen2 pendukung lain (kalau ada) untuk memperkuat permohonan visa kamu.

Sedikit sharing aja saat wawancara nih (anyway, wawancaranya menggunakan bahasa Indonesia saat itu). Saya punya pengalaman buruk waktu itu bilang kalau sepenuhnya didanai oleh univ. dan melampirkan rek. koran rektorat (padahal univ ga tau apa2 karena saya exchange student ini lewat UKM-nya univ. Begitu diminta surat pernyataan dari univ. bahwa saya akan didanai sepenuhnya baru deh bilang sebagian didanai ortu, sebagian univ. Pas jawab soal ini pun, agak gak kompak antara saya dan teman saya. Belum lagi saya ganti jawaban dari didanai univ. jadi didanai univ dan ortu. Nah! Ini dia yang sempet bikin sport jantung. Mbak2nya baik sih sebenernya, tapi karena kita yang ga konsisten jadi curiga skeptis gimana gitu (I know that's our fault, mbak). Habis itu tetep diminta surat pernyataan dari univ. bahwa saya akan didanai sebagian ditambah surat pernyataan dan rek. koran ortu bahwa saya akan didanai sebagian lagi. So pasti dokumennya nyusul karena saat itu kita gak punya. Ngasih dokumennya boleh diwakilin 1 org aja, ga harus dateng sama grup. Jadilah, saya yang harus balik ke kedubes karena saya domisili di Tangerang Selatan sedangkan temen saya di Jember dan Padang (baah) -_-
Duh! Saya dan temen-temen jadi pusing. Udah tau birokrasi rektorat ribet abis, gimana ngurusnya coba?! Mana mereka ga tau apa-apa sebenernya soal ini trus kalo kita tiba-tiba minta surat pernyataan apa gak gawat tuh?!! Mau malsuin surat apalagi. Kalau ketahuan kan bisa metong booow~ Tapi kita udah terlanjur bilang bahwa akan didanai kampus. Mau ganti jawaban lagi nanti malah ga konsisten lagi dan visa terancam ditolak (Auwww!). Kita rundingan abis-abisan untung ngatasin masalah ini. Akhirnya kita sampai pada kesimpulan bahwa kita jelasin kalau proposal dana kita ditolak dan kita ga jadi didanai kampus. So, now we're fully funded by parents. Kami jelasin via telp karena waktu saya ngasi berkasi susulan (rek. koran abang dan surat penyataan abang), saya ga dikasih masuk jadi berkasnya dititipin lewat srikiti aja. Tinggallah saatnya menunggu dan menunggu dalam ketidakpastian. Karena insiden ini, saya jadi agak trauma setiap kali liat bule. Mana habis itu, minggu depannya saya berangkat ke Bali untuk liburan. Mau gak mau di Bali banyakan bule daripada lokal.  Niat mau liburan tapi dalem hati gak tenang. Liat bule, inget kedubes. Inget kedubes, inget visa. Huwaaaaaah... :'( Hope for the best aja lah *finger crossed*

This is my story, how about yours? Love to hear it from you. Just share and comment!
Good luck buat para pejuang visa :)

 Update!
They granted me visa, woohooooo! I'm a schengen holder, yeayyy! 
~(^o^~)(~^o^)~